บัตรคุมสต็อก (stock card) สำหรับคลินิก: 8 ช่องที่ต้องมี ตัวอย่างบัตรจริง FEFO และจุดสั่งซื้อ

01บัตรคุมสต็อกคืออะไร และต้องมีช่องอะไรบ้าง

บัตรคุมสต็อกคือแฟ้มบันทึกของสินค้า หนึ่งรายการ ที่ หนึ่งสาขา ทุกครั้งที่ของเข้าหรือออก จะมีหนึ่งบรรทัดเพิ่มขึ้นมา และท้ายบรรทัดนั้นบอกว่าเหลือเท่าไร คุณค่าทั้งหมดของมันอยู่ที่คำว่า ต่อเนื่อง — ถ้าตอบไม่ได้ว่า ณ บ่ายวันอังคารที่แล้วเหลือกี่ขวด สิ่งที่คุณมีคือรายงานสรุป ไม่ใช่บัตรคุมสต็อก

WHO วางข้อกำหนดขั้นต่ำไว้ในแนวปฏิบัติการเก็บรักษาและกระจายผลิตภัณฑ์ทางการแพทย์ (TRS 1025 ภาคผนวก 7) ข้อ 17.10 ว่าให้เก็บบันทึกการรับ การเก็บ และการจ่ายไว้อย่างครบถ้วน โดยระบุอย่างน้อย วันที่ · ชื่อและรายละเอียดสินค้า · จำนวนที่รับหรือจ่าย · ชื่อและที่อยู่ของผู้ขายและผู้รับ · เลขล็อต · วันหมดอายุ และข้อ 13.1 ระบุว่าต้องเก็บยอดคงคลังของทุกรายการไว้ ไม่ว่าจะเป็นกระดาษหรืออิเล็กทรอนิกส์ และ อัปเดตหลังทุกรายการ ทั้งรับเข้า จ่ายออก สูญหาย และปรับยอด แปลเป็นช่องบนบัตรคลินิกได้ตามนี้

• วันที่ — วันที่ของจริงที่ของเคลื่อนไหว ไม่ใช่วันที่ที่ว่างมานั่งกรอกย้อนหลัง
• เอกสารอ้างอิง — ใบรับของ เลขที่เคส ใบโอนระหว่างสาขา หรือเลขที่ใบปรับยอด บรรทัดที่ไม่มีเอกสารอ้างอิงคือบรรทัดที่ตรวจสอบย้อนกลับไม่ได้
• เลขล็อต — ช่องที่คลินิกความงามมักไม่มี และเป็นช่องที่ทำให้เรียกคืนของเฉพาะล็อตได้
• วันหมดอายุ — ของล็อตเดียวกันเท่านั้นที่ใช้วันหมดอายุร่วมกันได้ ถ้ารับของสองล็อตในเดือนเดียวกัน ต้องเป็นสองบรรทัด
• จำนวนรับ และ จำนวนจ่าย แยกคนละช่อง — ไม่ใช่ช่องเดียวที่ใส่เลขติดลบ เพราะเลขติดลบที่เขียนมือหายง่ายที่สุด
• ยอดคงเหลือ — ต้อง คำนวณจากบรรทัดก่อนหน้า ไม่ใช่ตัวเลขที่ใครสักคนพิมพ์ทับ
• ผู้บันทึก — ชื่อคน ไม่ใช่ชื่อแผนก เพราะเวลายอดไม่ตรง คำถามแรกคือ "ถามใครได้"

02FEFO ไม่ใช่ FIFO และคลินิกความงามต้องใช้ FEFO

WHO นิยาม FEFO (first expiry / first out) ว่าเป็นวิธีจ่ายของที่ทำให้สต็อกซึ่ง หมดอายุก่อน ถูกจ่ายหรือใช้ก่อนสต็อกรายการเดียวกันที่หมดอายุทีหลัง และข้อ 12.30 ระบุตรง ๆ ว่าให้หมุนเวียนสต็อกอย่างเหมาะสมโดย ยึดหลัก FEFO ส่วน FIFO ตัดสินจากลำดับที่รับเข้าคลัง ซึ่งเป็นคนละคำถามกัน และให้คำตอบต่างกันทันทีที่ซัพพลายเออร์ส่งของล็อตที่อายุสั้นกว่ามาทีหลัง — เรื่องที่เกิดกับของแช่เย็นบ่อยกว่าที่คิด

สำหรับคลินิกความงาม เรื่องนี้ไม่ใช่แค่การประหยัด ของหลายอย่างที่คลินิกถืออยู่เป็นของ cold chain ต้องอยู่ในช่วงอุณหภูมิที่กำหนดตลอดเวลา และเป็นของที่ฉีดเข้าตัวคน เมื่อผู้ผลิตแจ้งเรียกคืนสินค้า สิ่งที่ตอบต้องได้ภายในวันเดียวคือ "ล็อตนั้นเข้ามาเมื่อไร กี่ชิ้น ใช้ไปกับใครบ้าง เหลือเท่าไร" WHO ข้อ 10.7 ระบุว่าบันทึกการกระจายสินค้าต้องมีข้อมูลพอที่จะติดตามได้ โดยระบุ เลขล็อตและจำนวน ไว้ชัดเจน คลินิกที่บัตรคุมสต็อกไม่มีช่องล็อต ตอบคำถามนั้นไม่ได้เลย ไม่ว่าจะขยันแค่ไหน

03ยาที่กฎหมายบังคับให้มีบัญชีรับ-จ่ายแยกต่างหาก

บัตรคุมสต็อกที่คลินิกออกแบบเองเป็นเครื่องมือบริหาร ไม่ใช่แบบฟอร์มตามกฎหมาย แต่ถ้าคลินิกครอบครองยาเสพติดให้โทษหรือวัตถุออกฤทธิ์ จะมี บัญชีและรายงานตามแบบของสำนักงานคณะกรรมการอาหารและยาแยกอีกชุดหนึ่ง ที่ต้องทำและต้องส่ง กองควบคุมวัตถุเสพติดสรุปแบบฟอร์มของสถานพยาบาลไว้ดังนี้

04หน้าตาบัตรคุมสต็อกที่กรอกครบ

ข้างล่างคือหัวบัตรหนึ่งใบพร้อมช่องทั้ง 8 ที่ต้องมีในทุกบรรทัด เลขในวงกลมตรงกับลำดับช่องในบทความ พิมพ์ออกมาใช้เป็นแม่แบบได้เลย ไม่ว่าจะทำบนกระดาษ บน Excel หรือใช้ตรวจว่าระบบที่กำลังจะซื้อมีช่องครบไหม

05นับสต็อก: นับหมุนเวียน นับใหญ่ และเมื่อยอดไม่ตรง

บัตรที่ไม่เคยถูกนับเทียบคือบัตรที่ไม่มีใครรู้ว่าจริงหรือเปล่า WHO ข้อ 13.1 ระบุให้ทำ การกระทบยอดสต็อกตามรอบที่กำหนดไว้ โดยเทียบของจริงกับยอดที่บันทึกไว้ ข้อ 13.2 ระบุให้ หาสาเหตุที่แท้จริงของส่วนต่าง และวางมาตรการแก้ไข-ป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำ และข้อ 13.4 ระบุให้ตรวจสต็อกเป็นระยะเพื่อหาของที่ใกล้หมดอายุแล้วแยกออกจากของที่ใช้ได้ สังเกตว่าทั้งสามข้อไม่ได้พูดถึง "การนับใหญ่ปีละครั้ง" เลย

งานวิจัยเชิงปฏิบัติการที่โรงพยาบาลมุกดาหารแสดงว่าการนับถี่ ๆ ทำได้จริงและได้ผล ทีมเภสัชกรรมใช้แบบฟอร์มประเมินความถูกต้องของสต็อกรายวันควบคู่กับระบบ FEFO กับเวชภัณฑ์ยาและวัสดุเภสัชกรรม 1,053 รายการ เป็นเวลา 9 เดือน (ธ.ค. 2567 – ส.ค. 2568) รวม 24 รอบการตรวจสอบ ครอบคลุมเวชภัณฑ์ที่ตรวจทั้งหมด 21,908 รายการ ผลคือความถูกต้องของจำนวนคงคลังเฉลี่ย 99.99% ความถูกต้องของล็อตและวันหมดอายุ 99.68% และความถูกต้องของการจัดเรียงตามหลัก FEFO 99.75% ที่สำคัญกว่านั้นคือมูลค่ายาที่ต้องคืนหรือแลกเปลี่ยนลดลงจาก 1,377,678.66 บาท ในปีงบประมาณ 2567 เหลือ 956,585.64 บาท ในปี 2568 — ลดลง 30.60%

1. 1

   หยุดการเคลื่อนไหวของรายการนั้นก่อน

   ห้ามเบิกเพิ่มระหว่างที่ยังหาส่วนต่างไม่เจอ ไม่อย่างนั้นตัวเลขจะขยับอีกรอบก่อนที่จะรู้ว่าหายตอนไหน

2. 2

   นับซ้ำโดยคนละคนกับคนที่นับรอบแรก

   ส่วนต่างจำนวนไม่น้อยหายไปตรงนี้ เพราะเป็นการนับข้ามกล่องหรือนับหน่วยผิด ไม่ใช่ของหายจริง นับซ้ำก่อนเปิดเรื่อง

3. 3

   ไล่ย้อนหาบรรทัดสุดท้ายที่ยอดเคยตรง

   บัตรที่มียอดคงเหลือทุกบรรทัดทำให้ตีกรอบได้ว่าเรื่องเกิดในช่วงไหน เหลือรายการให้ไล่ไม่กี่บรรทัดแทนที่จะไล่ทั้งปี

4. 4

   หาสาเหตุ ไม่ใช่แค่แก้ตัวเลขให้ตรง

   สาเหตุที่พบบ่อยคือ ของที่ใช้ในเคสไม่ได้ถูกตัดสต็อก · ของเสียหายหรือหมดอายุถูกทิ้งโดยไม่ลงบันทึก · ของโอนไปสาขาอื่นแล้วลงข้างเดียว · หน่วยนับปนกันระหว่างขวดกับกล่อง แต่ละสาเหตุแก้คนละวิธี

5. 5

   ลงรายการปรับยอดเป็นบรรทัดใหม่ พร้อมเหตุผลและผู้อนุมัติ

   ห้ามลบหรือทับบรรทัดเดิม การปรับยอดคือการเคลื่อนไหวชนิดหนึ่ง และต้องมีคนที่ไม่ใช่คนนับเป็นผู้อนุมัติ นี่คือจุดที่แยกบัตรคุมสต็อกออกจากไฟล์ที่ใครก็แก้ได้

6. 6

   ถ้าเป็นวัตถุออกฤทธิ์หรือยาเสพติดให้โทษ อย่าปรับเฉพาะบัตรภายใน

   บัญชีตามแบบของ อย. ต้องสอดคล้องกับของจริงเช่นกัน แนวทางแก้ไขและการรายงานส่วนต่างในบัญชีชุดนั้น ให้สอบถามกองควบคุมวัตถุเสพติดหรือสำนักงานสาธารณสุขจังหวัดโดยตรง

06จุดสั่งซื้อ: สูตรและตัวอย่างคำนวณ 3 รายการ

บัตรคุมสต็อกที่ดีจะบอกได้ว่าเหลือเท่าไร แต่ยังไม่บอกว่า ควรสั่งเมื่อไร ตัวเลขที่ตอบคำถามนั้นคือจุดสั่งซื้อ (reorder point): จุดสั่งซื้อ = (ปริมาณใช้เฉลี่ยต่อวัน × lead time เป็นวัน) + สต็อกกันชน โดย lead time คือระยะเวลาตั้งแต่สั่งจนของถึงชั้นจริง ๆ ไม่ใช่ที่ซัพพลายเออร์คุยไว้ และสต็อกกันชนคือส่วนที่เผื่อไว้สำหรับสัปดาห์ที่คนไข้เยอะกว่าปกติหรือของส่งช้า ใช้ตัวเลขจากบัตรคุมสต็อกของตัวเอง 3 เดือนย้อนหลังหาค่าเฉลี่ย อย่าใช้ความรู้สึก

การตั้งจุดสั่งซื้อไม่ได้แปลว่าต้องแช่ของไว้มากขึ้น งานวิจัยที่โรงพยาบาลเมืองพัทยาใช้นโยบายบริหารยาคงคลังแบบต่อเนื่องร่วมกับการพยากรณ์แบบค่าเฉลี่ยเคลื่อนที่และ lead time 0.5 เดือน แล้วเปรียบเทียบกับการทำงานแบบเดิม ผลคือ มูลค่ายาคงคลังเฉลี่ยต่อเดือนลดลงร้อยละ 8.6–24.5 และ อัตราหมุนเวียนยาคงคลังเฉลี่ยต่อปีเพิ่มขึ้นร้อยละ 9.4–32.8 พร้อมกัน — เงินจมน้อยลงและของหมุนเร็วขึ้นในเวลาเดียวกัน เพราะจุดสั่งซื้อที่ตั้งจากข้อมูลจริงแทนที่การสั่งเผื่อไว้ก่อน

07Excel พอไหม และมันพังตรงไหน

Excel ทำบัตรคุมสต็อกได้จริง และสำหรับคลินิกสาขาเดียวที่มีของไม่กี่สิบรายการ คนบันทึกคนเดียว มันเพียงพอ ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ Excel ทำไม่ได้ แต่อยู่ที่ Excel ไม่บังคับอะไรเลย ช่องล็อตที่ไม่มีใครกรอกก็ยังเซฟไฟล์ได้ ยอดคงเหลือที่ถูกพิมพ์ทับสูตรก็ไม่มีอะไรเตือน และเซลล์ที่ถูกแก้เมื่อวานก็ไม่เหลือร่องรอยว่าเคยเป็นเลขอะไร เส้นแบ่งจึงไม่ใช่จำนวนรายการ แต่คือคำถามว่าคุณต้องการให้ระบบ บังคับ อะไรไว้บ้าง

08ตั้งระบบบัตรคุมสต็อกให้เสร็จใน 1 สัปดาห์

1. 1

   วันที่ 1 — ตัดสินใจว่าอะไรต้องมีบัตร

   เริ่มจากของมูลค่าสูง ของแช่เย็น และของที่ควบคุมตามกฎหมาย ไม่ต้องทำทุกอย่างพร้อมกัน คลินิกส่วนใหญ่มีของกลุ่มนี้ไม่เกิน 30–50 รายการ ส่วนถุงมือกับผ้าก๊อซค่อยตามมาทีหลัง

2. 2

   วันที่ 2 — กำหนดหน่วยนับให้ตายตัวรายการละหนึ่งหน่วย

   ขวด หรือ กล่อง หรือ ยูนิต — เลือกอย่างเดียวแล้วเขียนติดไว้ที่ชั้น ส่วนต่างที่เจอตอนนับจำนวนมากเกิดจากคนละคนใช้คนละหน่วย ไม่ใช่ของหาย

3. 3

   วันที่ 3 — นับตั้งต้นทั้งคลัง แยกตามล็อต

   นับของจริงพร้อมจดเลขล็อตและวันหมดอายุจากกล่อง ยอดนี้จะกลายเป็นบรรทัด "ยอดยกมา" ของทุกบัตร ทำครั้งเดียว ให้ถูกที่สุดเท่าที่ทำได้ เพราะทุกอย่างหลังจากนี้เดินต่อจากตัวเลขชุดนี้

4. 4

   วันที่ 4 — ตั้งจุดสั่งซื้อและสต็อกกันชน

   ใช้สูตรในบทความกับข้อมูลย้อนหลัง 3 เดือน ถ้าไม่มีข้อมูล ให้เดาไว้ก่อนแล้วนัดทบทวนอีกครั้งในอีก 1 เดือน ตัวเลขที่ผิดแล้วถูกทบทวน ดีกว่าช่องว่างที่ไม่มีใครกลับมาดู

5. 5

   วันที่ 5 — เขียนกติกาว่าใครบันทึกได้ และบันทึกเมื่อไร

   หลักเดียวที่ต้องยึด: บันทึกตอนของเคลื่อนไหว ไม่ใช่ตอนสิ้นวัน และคนที่บันทึกคือคนที่หยิบของ การให้คนหนึ่งรวบรวมใส่สมุดตอนเย็นคือจุดที่ข้อมูลเริ่มเพี้ยน

6. 6

   วันที่ 6 — ตั้งรอบนับและวันเตือนของใกล้หมดอายุ

   ลงในปฏิทินจริงว่านับกลุ่มไหนวันไหน และตั้งว่าจะเตือนล่วงหน้ากี่วันก่อนหมดอายุ ระยะเตือนควรยาวพอที่จะยังใช้ของนั้นทันหรือส่งคืนซัพพลายเออร์ได้ ไม่ใช่แค่พอรู้ว่าหมดอายุแล้ว

7. 7

   วันที่ 7 — ใช้จริงหนึ่งวันเต็ม แล้วนับซ้ำตอนเย็น

   เลือกรายการที่หมุนเร็วที่สุด 5 รายการ นับตอนเย็นเทียบกับบัตร ถ้ายอดตรงทั้ง 5 แปลว่ากติกาที่เขียนไว้ใช้ได้จริง ถ้าไม่ตรง คุณเพิ่งเจอช่องโหว่ในวันแรกแทนที่จะเจอตอนสิ้นปี

09ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• บัตรใบเดียวคุมหลายสาขา — ยอดรวมที่ถูกต้องแต่ไม่รู้ว่าของอยู่ที่ไหน ใช้ทำอะไรไม่ได้เลย หนึ่งใบต่อหนึ่งรายการต่อหนึ่งสาขา และการโอนระหว่างสาขาต้องลงสองด้าน
• ไม่มีช่องล็อตเพราะ "จำได้" — จำได้จนถึงวันที่ผู้ผลิตแจ้งเรียกคืนล็อตหนึ่ง แล้วต้องตอบว่าฉีดให้ใครไปบ้าง
• ยอดคงเหลือถูกพิมพ์ทับแทนที่จะคำนวณ — พอมีคนพิมพ์ทับหนึ่งครั้ง บัตรทั้งใบก็หยุดเป็นบัตรคุมสต็อกทันที และไม่มีอะไรบอกว่าหยุดตั้งแต่บรรทัดไหน
• แก้ตัวเลขย้อนหลังแทนที่จะลงรายการปรับยอด — ยอดตรงแล้วก็จริง แต่สาเหตุที่ทำให้ไม่ตรงยังอยู่ และจะกลับมาอีกในเดือนหน้า
• ตัดสต็อกตอนสิ้นวันจากความจำ — เคสที่ยกเลิกกลางคัน ของที่ทำตกแตก และของที่หยิบเผื่อแล้วไม่ได้ใช้ คือสามอย่างที่ความจำตอนหกโมงเย็นไม่เคยครบ
• ของที่เปิดหรือผสมแล้วไม่ถูกบันทึก — ขวดที่ผสมแล้วมีอายุใช้งานสั้นกว่าขวดที่ยังไม่เปิดมาก ถ้าบัตรยังนับเป็นของเต็มขวด ยอดจะตรงบนกระดาษแต่ของบนชั้นใช้ไม่ได้แล้ว
• หน่วยนับปนกัน — "เหลือ 3" ที่คนหนึ่งหมายถึงกล่องและอีกคนหมายถึงหลอด สร้างส่วนต่างได้มากกว่าการขโมยเสียอีก
• นับเฉพาะของแพง — ของถูกที่ขาดกลางหัตถการหยุดงานได้พอ ๆ กับของแพง และมักเป็นตัวที่ไม่มีใครดูแล

10เช็กลิสต์ตรวจบัตรคุมสต็อกของคุณเอง

หยิบบัตรของรายการที่แพงที่สุด 3 รายการมาไล่กับรายการนี้ ใช้เวลาราวสิบนาที ข้อไหนติ๊กไม่ได้คือช่องโหว่ที่รู้ตัวแล้ว ซึ่งดีกว่าช่องโหว่ที่ยังไม่รู้

• หนึ่งบัตรต่อหนึ่งรายการสินค้า และต่อหนึ่งสาขา
• ทุกบรรทัดมีวันที่ที่ของเคลื่อนไหวจริง
• ทุกบรรทัดมีเอกสารอ้างอิงที่เปิดกลับไปดูได้
• ทุกบรรทัดที่เป็นของมีอายุ มีเลขล็อตและวันหมดอายุ
• ช่องรับกับช่องจ่ายแยกกัน ไม่ใช้เลขติดลบ
• ยอดคงเหลือของทุกบรรทัดบวกลบแล้วลงตัวจากบรรทัดก่อนหน้า
• ทุกบรรทัดมีชื่อคนที่บันทึก ไม่ใช่ชื่อแผนก
• การจ่ายออกหยิบล็อตที่หมดอายุก่อนเสมอ (FEFO)
• รายการปรับยอดมีเหตุผลและผู้อนุมัติที่ไม่ใช่คนนับ
• ล็อตที่ใช้จริงถูกบันทึกไว้ในเวชระเบียนของเคสด้วย ไม่ใช่แค่ในคลัง
• มีรอบนับที่ลงปฏิทินไว้จริง ไม่ใช่ "นับเมื่อว่าง"
• ยาเสพติดให้โทษและวัตถุออกฤทธิ์มีบัญชีตามแบบของ อย. แยกอีกชุด