# บัตรคุมสต็อก (stock card) สำหรับคลินิก: 8 ช่องที่ต้องมี ตัวอย่างบัตรจริง FEFO และจุดสั่งซื้อ

Canonical: https://www.flowclinic.tech/blog/stock-card

Published: 2026-09-01

Updated: 2026-09-03

Language: th

Publisher: Flow Clinic (https://www.flowclinic.tech)

บัตรคุมสต็อกที่ใช้ได้จริงมี 8 ช่อง และช่องที่คลินิกความงามมักไม่มีคือเลขล็อตกับวันหมดอายุ ซึ่งเป็นสองช่องที่ทำให้ตัดของตามหลัก FEFO ได้ และเป็นสองช่องเดียวที่ช่วยได้ตอนต้องเรียกคืนของ บทความนี้มีตัวอย่างบัตรที่กรอกครบ วิธีนับสต็อกเมื่อยอดไม่ตรง สูตรจุดสั่งซื้อพร้อมตัวอย่างคำนวณ และเส้นแบ่งว่า Excel พอถึงตรงไหน

### คำตอบสั้น ๆ
1. **บัตรคุมสต็อก (stock card / บัญชีคุมสินค้า)** คือบันทึกการเคลื่อนไหวของสินค้า **หนึ่งรายการ ต่อหนึ่งสาขา** โดยทุกบรรทัดมี **ยอดคงเหลือต่อเนื่อง** กำกับ — ไม่ใช่รายงานสรุปตอนสิ้นเดือน
2. ช่องขั้นต่ำ 8 ช่อง: **วันที่ · เอกสารอ้างอิง · เลขล็อต · วันหมดอายุ · จำนวนรับ · จำนวนจ่าย · ยอดคงเหลือ · ผู้บันทึก** — WHO ระบุให้บันทึกการรับ เก็บ และจ่ายไว้อย่างครบถ้วน โดยมีอย่างน้อยวันที่ ชื่อสินค้า จำนวนที่รับหรือจ่าย คู่ค้า **เลขล็อต** และ **วันหมดอายุ**
3. ของที่มีวันหมดอายุต้องหมุนเวียนแบบ **FEFO — หยิบล็อตที่หมดอายุก่อนออกก่อน** ไม่ใช่ FIFO ซึ่งดูลำดับที่รับเข้า และ FEFO จะทำไม่ได้เลยถ้าบัตรไม่มีช่องล็อตกับวันหมดอายุ
4. คลินิกที่ครอบครองยาเสพติดให้โทษหรือวัตถุออกฤทธิ์ (เช่น มิดาโซแลม เคตามีน เฟนเทอร์มีน ไดอาซีแพม) มี **บัญชีรับ-จ่ายและรายงานประจำเดือนตามแบบของ อย. แยกต่างหาก** ส่งภายใน 1 เดือนนับจากวันสิ้นเดือน บัตรคุมสต็อกภายในไม่ได้ทดแทนบัญชีชุดนั้น
5. เมื่อยอดนับไม่ตรงกับบัตร ให้ **หาสาเหตุแล้วลงรายการปรับยอดใหม่พร้อมเหตุผลและผู้อนุมัติ** ห้ามลบหรือทับตัวเลขเดิม — WHO ระบุให้หา root cause และวาง CAPA ไม่ใช่แค่แก้ตัวเลข
6. **จุดสั่งซื้อ = (ปริมาณใช้เฉลี่ยต่อวัน × lead time เป็นวัน) + สต็อกกันชน** ตัวอย่างคำนวณ 3 รายการอยู่ในบทความ

## บัตรคุมสต็อกคืออะไร และต้องมีช่องอะไรบ้าง

บัตรคุมสต็อกคือแฟ้มบันทึกของสินค้า **หนึ่งรายการ** ที่ **หนึ่งสาขา** ทุกครั้งที่ของเข้าหรือออก จะมีหนึ่งบรรทัดเพิ่มขึ้นมา และท้ายบรรทัดนั้นบอกว่าเหลือเท่าไร คุณค่าทั้งหมดของมันอยู่ที่คำว่า **ต่อเนื่อง** — ถ้าตอบไม่ได้ว่า ณ บ่ายวันอังคารที่แล้วเหลือกี่ขวด สิ่งที่คุณมีคือรายงานสรุป ไม่ใช่บัตรคุมสต็อก

WHO วางข้อกำหนดขั้นต่ำไว้ในแนวปฏิบัติการเก็บรักษาและกระจายผลิตภัณฑ์ทางการแพทย์ (TRS 1025 ภาคผนวก 7) ข้อ 17.10 ว่าให้เก็บบันทึกการรับ การเก็บ และการจ่ายไว้อย่างครบถ้วน โดยระบุอย่างน้อย **วันที่ · ชื่อและรายละเอียดสินค้า · จำนวนที่รับหรือจ่าย · ชื่อและที่อยู่ของผู้ขายและผู้รับ · เลขล็อต · วันหมดอายุ** และข้อ 13.1 ระบุว่าต้องเก็บยอดคงคลังของทุกรายการไว้ ไม่ว่าจะเป็นกระดาษหรืออิเล็กทรอนิกส์ และ **อัปเดตหลังทุกรายการ** ทั้งรับเข้า จ่ายออก สูญหาย และปรับยอด แปลเป็นช่องบนบัตรคลินิกได้ตามนี้

- **วันที่** — วันที่ของจริงที่ของเคลื่อนไหว ไม่ใช่วันที่ที่ว่างมานั่งกรอกย้อนหลัง
- **เอกสารอ้างอิง** — ใบรับของ เลขที่เคส ใบโอนระหว่างสาขา หรือเลขที่ใบปรับยอด บรรทัดที่ไม่มีเอกสารอ้างอิงคือบรรทัดที่ตรวจสอบย้อนกลับไม่ได้
- **เลขล็อต** — ช่องที่คลินิกความงามมักไม่มี และเป็นช่องที่ทำให้เรียกคืนของเฉพาะล็อตได้
- **วันหมดอายุ** — ของล็อตเดียวกันเท่านั้นที่ใช้วันหมดอายุร่วมกันได้ ถ้ารับของสองล็อตในเดือนเดียวกัน ต้องเป็นสองบรรทัด
- **จำนวนรับ** และ **จำนวนจ่าย** แยกคนละช่อง — ไม่ใช่ช่องเดียวที่ใส่เลขติดลบ เพราะเลขติดลบที่เขียนมือหายง่ายที่สุด
- **ยอดคงเหลือ** — ต้อง **คำนวณจากบรรทัดก่อนหน้า** ไม่ใช่ตัวเลขที่ใครสักคนพิมพ์ทับ
- **ผู้บันทึก** — ชื่อคน ไม่ใช่ชื่อแผนก เพราะเวลายอดไม่ตรง คำถามแรกคือ "ถามใครได้"

*บัตรคุมสต็อกหนึ่งใบของ Botulinum toxin type A 100 U หน่วยเป็นขวด สาขาสุขุมวิท · สินค้า เลขล็อต ชื่อผู้บันทึก และตัวเลขทั้งหมดสมมติขึ้นเพื่อแสดงวิธีเดินยอด ไม่ใช่ข้อมูลของคลินิกใด*

| วันที่ | เอกสารอ้างอิง | ล็อต | หมดอายุ | รับ | จ่าย | คงเหลือ | ผู้บันทึก |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| 3 ส.ค. 2569 | ยอดยกมา | — | — | — | — | 4 | — |
| 5 ส.ค. 2569 | GR-2569-0388 ใบรับของ | C4402T | 31 มี.ค. 2570 | 6 | — | 10 | ภญ.ปาริชาต |
| 7 ส.ค. 2569 | OPD-006712 เคสหัตถการ | C4402T | 31 มี.ค. 2570 | — | 1 | 9 | พว.ณัฐริกา |
| 12 ส.ค. 2569 | GR-2569-0412 ใบรับของ | C4521T | 30 มิ.ย. 2570 | 10 | — | 19 | ภญ.ปาริชาต |
| 14 ส.ค. 2569 | OPD-006840 เคสหัตถการ | C4402T | 31 มี.ค. 2570 | — | 2 | 17 | พว.ณัฐริกา |
| 19 ส.ค. 2569 | TF-2569-0031 โอนไปสาขาทองหล่อ | C4402T | 31 มี.ค. 2570 | — | 3 | 14 | ภญ.ปาริชาต |
| 26 ส.ค. 2569 | ADJ-2569-0009 ปรับยอดจากการนับรอบเดือน | C4521T | 30 มิ.ย. 2570 | — | 1 | 13 | ภญ.ปาริชาต |
| 31 ส.ค. 2569 | ยอดยกไป | — | — | — | — | 13 | — |

> **อ่านบัตรใบนี้ให้เห็นสามอย่าง** — หนึ่ง — ยอดคงเหลือเดินต่อเนื่องทุกบรรทัด 4 → 10 → 9 → 19 → 17 → 14 → 13 ถ้ามีบรรทัดไหนที่บวกลบแล้วไม่ลงตัว แปลว่ามีของเคลื่อนไหวโดยไม่มีใครบันทึก สอง — วันที่ 14 ส.ค. จ่ายจากล็อต C4402T ที่หมดอายุ 31 มี.ค. 2570 ทั้งที่มีล็อต C4521T ใหม่กว่าอยู่ในตู้ นั่นคือ FEFO ทำงานถูกต้อง สาม — บรรทัดวันที่ 26 ส.ค. เป็นการปรับยอด **เพิ่มเข้ามาเป็นบรรทัดใหม่** ไม่ใช่การไปลบยอดเดิมทิ้ง

## FEFO ไม่ใช่ FIFO และคลินิกความงามต้องใช้ FEFO

![สติกเกอร์เลขล็อตและวันหมดอายุที่มุมกล่องเวชภัณฑ์](https://www.flowclinic.tech/images/blog/stock-card/stock-card-fefo-lot-expiry.webp)

WHO นิยาม **FEFO (first expiry / first out)** ว่าเป็นวิธีจ่ายของที่ทำให้สต็อกซึ่ง **หมดอายุก่อน** ถูกจ่ายหรือใช้ก่อนสต็อกรายการเดียวกันที่หมดอายุทีหลัง และข้อ 12.30 ระบุตรง ๆ ว่าให้หมุนเวียนสต็อกอย่างเหมาะสมโดย **ยึดหลัก FEFO** ส่วน FIFO ตัดสินจากลำดับที่รับเข้าคลัง ซึ่งเป็นคนละคำถามกัน และให้คำตอบต่างกันทันทีที่ซัพพลายเออร์ส่งของล็อตที่อายุสั้นกว่ามาทีหลัง — เรื่องที่เกิดกับของแช่เย็นบ่อยกว่าที่คิด

| สิ่งที่ต่างกัน | FIFO | FEFO |
| --- | --- | --- |
| เกณฑ์ที่ใช้เลือกของออก | ลำดับที่รับเข้าคลัง | วันหมดอายุที่ใกล้ที่สุด |
| ข้อมูลขั้นต่ำที่บัตรต้องมี | วันที่รับเข้า | เลขล็อตและวันหมดอายุ ครบทุกบรรทัด |
| เมื่อของอายุสั้นกว่ามาถึงทีหลัง | ยังหยิบล็อตที่รับก่อน ล็อตอายุสั้นจึงค้างอยู่จนหมดอายุ | หยิบล็อตที่หมดอายุก่อน ไม่สนใจว่ารับเข้ามาเมื่อไร |
| ผลเมื่อทำผิด | ต้นทุนที่ตัดออกไม่ตรงกับของที่ใช้จริง | ของหมดอายุคาชั้น ต้องทิ้งหรือส่งคืน |
| เหมาะกับ | วัสดุที่ไม่มีวันหมดอายุ | ยา สารน้ำ ฟิลเลอร์ โบทูลินัมท็อกซิน เวชสำอาง — ทุกอย่างที่มี EXP |

สำหรับคลินิกความงาม เรื่องนี้ไม่ใช่แค่การประหยัด ของหลายอย่างที่คลินิกถืออยู่เป็นของ **cold chain** ต้องอยู่ในช่วงอุณหภูมิที่กำหนดตลอดเวลา และเป็นของที่ฉีดเข้าตัวคน เมื่อผู้ผลิตแจ้งเรียกคืนสินค้า สิ่งที่ตอบต้องได้ภายในวันเดียวคือ "ล็อตนั้นเข้ามาเมื่อไร กี่ชิ้น ใช้ไปกับใครบ้าง เหลือเท่าไร" WHO ข้อ 10.7 ระบุว่าบันทึกการกระจายสินค้าต้องมีข้อมูลพอที่จะติดตามได้ โดยระบุ **เลขล็อตและจำนวน** ไว้ชัดเจน คลินิกที่บัตรคุมสต็อกไม่มีช่องล็อต ตอบคำถามนั้นไม่ได้เลย ไม่ว่าจะขยันแค่ไหน

> **เลขล็อตต้องไปโผล่สองที่ ไม่ใช่ที่เดียว** — เลขล็อตที่อยู่แค่บนบัตรคุมสต็อก บอกได้แค่ว่าล็อตนั้น "ออกจากคลัง" ไปแล้ว แต่บอกไม่ได้ว่าไปเข้าตัวใคร ล็อตที่ใช้จริงจึงต้องถูกบันทึกไว้ในเวชระเบียนของเคสนั้นด้วย ตอนเรียกคืน คำถามที่ต้องตอบไม่ใช่ "หายไปกี่ขวด" แต่คือ "ต้องโทรหาคนไข้กี่คน และคนไหนบ้าง"

## ยาที่กฎหมายบังคับให้มีบัญชีรับ-จ่ายแยกต่างหาก

บัตรคุมสต็อกที่คลินิกออกแบบเองเป็นเครื่องมือบริหาร ไม่ใช่แบบฟอร์มตามกฎหมาย แต่ถ้าคลินิกครอบครองยาเสพติดให้โทษหรือวัตถุออกฤทธิ์ จะมี **บัญชีและรายงานตามแบบของสำนักงานคณะกรรมการอาหารและยาแยกอีกชุดหนึ่ง** ที่ต้องทำและต้องส่ง กองควบคุมวัตถุเสพติดสรุปแบบฟอร์มของสถานพยาบาลไว้ดังนี้

*ที่มา: กองควบคุมวัตถุเสพติด สำนักงานคณะกรรมการอาหารและยา — การจัดทำรายงานวัตถุเสพติดของสถานพยาบาล*

| กลุ่มวัตถุเสพติด | แบบบัญชี | แบบรายงานประจำเดือน | กำหนดส่ง |
| --- | --- | --- | --- |
| ยาเสพติดให้โทษในประเภท 2 · วัตถุออกฤทธิ์ในประเภท 2 | บ.ย.ส.2/ว.จ. 2-จ1 (รักษาผู้ป่วย) · บ.ย.ส.2/ว.จ. 2-จ2 (หน่วยกระจายยา) | ร.ย.ส.2/ว.จ. 2-จ1 · ร.ย.ส.2/ว.จ. 2-จ2 | ภายใน 1 เดือน นับจากวันสิ้นเดือน |
| วัตถุออกฤทธิ์ในประเภท 3 และ 4 | บ.ค.-2 | ร.ค.-4/เดือน | ภายใน 1 เดือน นับจากวันสิ้นเดือน |
| ยาเสพติดให้โทษในประเภท 3 | — | ยส.วจ./เดือน | ภายใน 1 เดือน นับจากวันสิ้นเดือน |

> **คลินิกความงามมีตัวไหนเข้าข่ายบ้าง** — กองควบคุมวัตถุเสพติดยกตัวอย่าง **วัตถุออกฤทธิ์ในประเภท 2** ไว้ว่ารวมถึง เฟนเทอร์มีน · มิดาโซแลม · โซลพิเดม · เมทิลเฟนิเดต · เคตามีน · ซูโดอีเฟดรีน และ **ประเภท 4** รวมถึง ไดอาซีแพม · ลอราซีแพม · คลอราซีเพต · คลอร์ไดอาซีพอกไซด์ คลินิกที่ทำหัตถการภายใต้ยาคลายกังวลหรือให้บริการด้านน้ำหนัก จึงมีโอกาสถืออย่างน้อยหนึ่งตัวในรายการนี้โดยไม่ทันคิดว่าเป็นของที่ต้องทำบัญชีแยก ตัวยาที่คลินิกถืออยู่จัดอยู่ประเภทไหนและต้องขออนุญาตแบบใด ให้ตรวจสอบกับกองควบคุมวัตถุเสพติดหรือสำนักงานสาธารณสุขจังหวัดโดยตรง อย่าอนุมานจากชื่อการค้า

## หน้าตาบัตรคุมสต็อกที่กรอกครบ

ข้างล่างคือหัวบัตรหนึ่งใบพร้อมช่องทั้ง 8 ที่ต้องมีในทุกบรรทัด เลขในวงกลมตรงกับลำดับช่องในบทความ พิมพ์ออกมาใช้เป็นแม่แบบได้เลย ไม่ว่าจะทำบนกระดาษ บน Excel หรือใช้ตรวจว่าระบบที่กำลังจะซื้อมีช่องครบไหม

**บัตรคุมสต็อก · Botulinum toxin type A 100 U** — รหัสสินค้า BTX-100 · หน่วยนับ: ขวด · เก็บที่ 2–8°C · สาขาสุขุมวิท
- (1) วันที่: 12 ส.ค. 2569 — วันที่ของเคลื่อนไหวจริง ไม่ใช่วันที่มากรอกย้อนหลัง
- (2) เอกสารอ้างอิง: GR-2569-0412 (ใบรับของ) · หรือเลขที่เคส · หรือใบโอนระหว่างสาขา · หรือใบปรับยอด
- (3) เลขล็อต: C4521T — คัดจากกล่องจริง ไม่ใช่จากใบสั่งซื้อ
- (4) วันหมดอายุ: 30 มิ.ย. 2570 — ล็อตต่างกันต้องคนละบรรทัดเสมอ
- (5) จำนวนรับ: 10 ขวด
- (6) จำนวนจ่าย: — (ช่องแยกจากช่องรับ ไม่ใช้เลขติดลบ)
- (7) ยอดคงเหลือ: 19 ขวด — คำนวณจากบรรทัดก่อนหน้า ไม่ใช่ตัวเลขที่พิมพ์ทับ
- (8) ผู้บันทึก: ภญ.ปาริชาต (ลงชื่อ) — ชื่อคน ไม่ใช่ชื่อแผนก
รายการปรับยอดต้องมีช่องที่ 9 เพิ่ม: เหตุผล และผู้อนุมัติ
_แม่แบบบัตรคุมสต็อกหนึ่งใบ — หนึ่งรายการสินค้า หนึ่งสาขา · ชื่อสินค้า รหัส เลขล็อต และชื่อผู้บันทึกเป็นข้อมูลสมมติทั้งหมด_

## นับสต็อก: นับหมุนเวียน นับใหญ่ และเมื่อยอดไม่ตรง

![เจ้าหน้าที่นับสต็อกบนชั้นวางในห้องเก็บของ พร้อมแท็บเล็ตในมือ](https://www.flowclinic.tech/images/blog/stock-card/stock-card-cycle-count.webp)

บัตรที่ไม่เคยถูกนับเทียบคือบัตรที่ไม่มีใครรู้ว่าจริงหรือเปล่า WHO ข้อ 13.1 ระบุให้ทำ **การกระทบยอดสต็อกตามรอบที่กำหนดไว้** โดยเทียบของจริงกับยอดที่บันทึกไว้ ข้อ 13.2 ระบุให้ **หาสาเหตุที่แท้จริงของส่วนต่าง** และวางมาตรการแก้ไข-ป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำ และข้อ 13.4 ระบุให้ตรวจสต็อกเป็นระยะเพื่อหาของที่ใกล้หมดอายุแล้วแยกออกจากของที่ใช้ได้ สังเกตว่าทั้งสามข้อไม่ได้พูดถึง "การนับใหญ่ปีละครั้ง" เลย

งานวิจัยเชิงปฏิบัติการที่โรงพยาบาลมุกดาหารแสดงว่าการนับถี่ ๆ ทำได้จริงและได้ผล ทีมเภสัชกรรมใช้แบบฟอร์มประเมินความถูกต้องของสต็อกรายวันควบคู่กับระบบ FEFO กับเวชภัณฑ์ยาและวัสดุเภสัชกรรม **1,053 รายการ** เป็นเวลา 9 เดือน (ธ.ค. 2567 – ส.ค. 2568) รวม **24 รอบการตรวจสอบ** ครอบคลุมเวชภัณฑ์ที่ตรวจทั้งหมด 21,908 รายการ ผลคือความถูกต้องของจำนวนคงคลังเฉลี่ย **99.99%** ความถูกต้องของล็อตและวันหมดอายุ **99.68%** และความถูกต้องของการจัดเรียงตามหลัก FEFO **99.75%** ที่สำคัญกว่านั้นคือมูลค่ายาที่ต้องคืนหรือแลกเปลี่ยนลดลงจาก **1,377,678.66 บาท** ในปีงบประมาณ 2567 เหลือ **956,585.64 บาท** ในปี 2568 — ลดลง **30.60%**

*ตารางนี้เป็นข้อเสนอแนะเชิงปฏิบัติสำหรับคลินิกขนาดเล็ก ไม่ใช่ข้อกำหนดตามกฎหมาย — WHO ระบุเพียงให้กระทบยอด "ตามรอบที่กำหนดไว้" โดยไม่ได้กำหนดความถี่*

| กลุ่มของ | ตัวอย่างในคลินิกความงาม | ความถี่ที่ควรนับ |
| --- | --- | --- |
| มูลค่าสูง หรือควบคุมตามกฎหมาย | โบทูลินัมท็อกซิน ฟิลเลอร์ ยาในบัญชีวัตถุออกฤทธิ์ | ทุกสัปดาห์ หรือทุกครั้งที่ปิดรอบเวร |
| หมุนเวียนเร็ว | ยาชาเฉพาะที่ เข็ม สารน้ำ เวชภัณฑ์สิ้นเปลืองที่ใช้ทุกวัน | ทุกเดือน |
| หมุนเวียนช้าและมูลค่าต่ำ | ผ้าก๊อซ ถุงมือ วัสดุในห้องหัตถการที่เบิกทีละมาก ๆ | ทุกไตรมาส |
| นับใหญ่ทั้งคลัง | ทุกรายการ โดยหยุดการเคลื่อนไหวระหว่างนับ | ปีละครั้ง ตามรอบบัญชี |

1. หยุดการเคลื่อนไหวของรายการนั้นก่อน
   ห้ามเบิกเพิ่มระหว่างที่ยังหาส่วนต่างไม่เจอ ไม่อย่างนั้นตัวเลขจะขยับอีกรอบก่อนที่จะรู้ว่าหายตอนไหน
2. นับซ้ำโดยคนละคนกับคนที่นับรอบแรก
   ส่วนต่างจำนวนไม่น้อยหายไปตรงนี้ เพราะเป็นการนับข้ามกล่องหรือนับหน่วยผิด ไม่ใช่ของหายจริง นับซ้ำก่อนเปิดเรื่อง
3. ไล่ย้อนหาบรรทัดสุดท้ายที่ยอดเคยตรง
   บัตรที่มียอดคงเหลือทุกบรรทัดทำให้ตีกรอบได้ว่าเรื่องเกิดในช่วงไหน เหลือรายการให้ไล่ไม่กี่บรรทัดแทนที่จะไล่ทั้งปี
4. หาสาเหตุ ไม่ใช่แค่แก้ตัวเลขให้ตรง
   สาเหตุที่พบบ่อยคือ ของที่ใช้ในเคสไม่ได้ถูกตัดสต็อก · ของเสียหายหรือหมดอายุถูกทิ้งโดยไม่ลงบันทึก · ของโอนไปสาขาอื่นแล้วลงข้างเดียว · หน่วยนับปนกันระหว่างขวดกับกล่อง แต่ละสาเหตุแก้คนละวิธี
5. ลงรายการปรับยอดเป็นบรรทัดใหม่ พร้อมเหตุผลและผู้อนุมัติ
   ห้ามลบหรือทับบรรทัดเดิม การปรับยอดคือการเคลื่อนไหวชนิดหนึ่ง และต้องมีคนที่ไม่ใช่คนนับเป็นผู้อนุมัติ นี่คือจุดที่แยกบัตรคุมสต็อกออกจากไฟล์ที่ใครก็แก้ได้
6. ถ้าเป็นวัตถุออกฤทธิ์หรือยาเสพติดให้โทษ อย่าปรับเฉพาะบัตรภายใน
   บัญชีตามแบบของ อย. ต้องสอดคล้องกับของจริงเช่นกัน แนวทางแก้ไขและการรายงานส่วนต่างในบัญชีชุดนั้น ให้สอบถามกองควบคุมวัตถุเสพติดหรือสำนักงานสาธารณสุขจังหวัดโดยตรง

## จุดสั่งซื้อ: สูตรและตัวอย่างคำนวณ 3 รายการ

บัตรคุมสต็อกที่ดีจะบอกได้ว่าเหลือเท่าไร แต่ยังไม่บอกว่า **ควรสั่งเมื่อไร** ตัวเลขที่ตอบคำถามนั้นคือจุดสั่งซื้อ (reorder point): **จุดสั่งซื้อ = (ปริมาณใช้เฉลี่ยต่อวัน × lead time เป็นวัน) + สต็อกกันชน** โดย lead time คือระยะเวลาตั้งแต่สั่งจนของถึงชั้นจริง ๆ ไม่ใช่ที่ซัพพลายเออร์คุยไว้ และสต็อกกันชนคือส่วนที่เผื่อไว้สำหรับสัปดาห์ที่คนไข้เยอะกว่าปกติหรือของส่งช้า ใช้ตัวเลขจากบัตรคุมสต็อกของตัวเอง 3 เดือนย้อนหลังหาค่าเฉลี่ย อย่าใช้ความรู้สึก

*ตัวเลขทั้งหมดสมมติขึ้นเพื่อแสดงวิธีคำนวณ ไม่ใช่ค่าอ้างอิงของคลินิกใด · คำนวณ: 0.8×7+3 = 8.6 ปัดขึ้นเป็น 9 · 1.5×14+8 = 29 · 2.0×5+5 = 15 — ปัดขึ้นเสมอ*

| รายการ | ใช้เฉลี่ย/วัน | Lead time (วัน) | สต็อกกันชน | จุดสั่งซื้อ |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| โบทูลินัมท็อกซิน 100 U | 0.8 ขวด | 7 | 3 ขวด | 9 ขวด |
| ฟิลเลอร์ HA 1 ml | 1.5 หลอด | 14 | 8 หลอด | 29 หลอด |
| ยาชาเฉพาะที่แบบครีม 30 g | 2.0 หลอด | 5 | 5 หลอด | 15 หลอด |

การตั้งจุดสั่งซื้อไม่ได้แปลว่าต้องแช่ของไว้มากขึ้น งานวิจัยที่โรงพยาบาลเมืองพัทยาใช้นโยบายบริหารยาคงคลังแบบต่อเนื่องร่วมกับการพยากรณ์แบบค่าเฉลี่ยเคลื่อนที่และ lead time 0.5 เดือน แล้วเปรียบเทียบกับการทำงานแบบเดิม ผลคือ **มูลค่ายาคงคลังเฉลี่ยต่อเดือนลดลงร้อยละ 8.6–24.5** และ **อัตราหมุนเวียนยาคงคลังเฉลี่ยต่อปีเพิ่มขึ้นร้อยละ 9.4–32.8** พร้อมกัน — เงินจมน้อยลงและของหมุนเร็วขึ้นในเวลาเดียวกัน เพราะจุดสั่งซื้อที่ตั้งจากข้อมูลจริงแทนที่การสั่งเผื่อไว้ก่อน

## Excel พอไหม และมันพังตรงไหน

Excel ทำบัตรคุมสต็อกได้จริง และสำหรับคลินิกสาขาเดียวที่มีของไม่กี่สิบรายการ คนบันทึกคนเดียว มันเพียงพอ ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ Excel ทำไม่ได้ แต่อยู่ที่ Excel **ไม่บังคับอะไรเลย** ช่องล็อตที่ไม่มีใครกรอกก็ยังเซฟไฟล์ได้ ยอดคงเหลือที่ถูกพิมพ์ทับสูตรก็ไม่มีอะไรเตือน และเซลล์ที่ถูกแก้เมื่อวานก็ไม่เหลือร่องรอยว่าเคยเป็นเลขอะไร เส้นแบ่งจึงไม่ใช่จำนวนรายการ แต่คือคำถามว่าคุณต้องการให้ระบบ **บังคับ** อะไรไว้บ้าง

*"ระบบสต็อก" ในตารางนี้หมายถึงซอฟต์แวร์คลังที่คุมล็อตได้โดยทั่วไป ไม่ได้เจาะจงยี่ห้อใด*

| งานที่ต้องทำ | บัตรกระดาษ | Excel | ระบบสต็อก |
| --- | --- | --- | --- |
| ยอดคงเหลือต่อเนื่องทุกบรรทัด | บวกลบเอง ผิดแล้วผิดยาว | สูตรคำนวณให้ แต่พังเงียบเมื่อมีคนแทรกหรือลบแถว | คำนวณจากรายการเคลื่อนไหว แก้ทีหลังไม่ได้โดยไม่ทิ้งร่องรอย |
| คุมเลขล็อตและวันหมดอายุ | ได้ ถ้าเขียนครบทุกบรรทัดจริง | ทำได้ แต่ต้องออกแบบเอง และมักกลายเป็นคอลัมน์ที่ว่างเปล่า | เป็นช่องบังคับตอนรับของ |
| บังคับ FEFO ตอนจ่ายออก | อาศัยวินัยของคนหยิบ | อาศัยวินัยของคนหยิบ | เสนอล็อตที่หมดอายุก่อนให้อัตโนมัติ |
| เตือนของใกล้หมดอายุ | ต้องเดินดูชั้นเอง | ต้องเปิดไฟล์กรองเอง | ตั้งจำนวนวันล่วงหน้าไว้แล้วเตือนให้ |
| หลายคนทำงานพร้อมกัน | ทีละคน ต่อคิวกันที่แฟ้ม | ไฟล์ชนกัน หรือลงเอยที่ไฟล์ชื่อ "ล่าสุดจริง ๆ .xlsx" | หลายคนบันทึกพร้อมกันได้ |
| หลายสาขา | แยกแฟ้มต่อสาขา ไม่มีภาพรวม | รวมไฟล์เองตอนสิ้นเดือน | ยอดแยกต่อสาขา และดูรวมได้ทันที |
| ร่องรอยว่าใครแก้อะไรเมื่อไร | ลายมือ การขีดฆ่า และการเซ็นกำกับ | ไม่มี — แก้เซลล์แล้วไม่เหลืออะไรเลย | ทุกบรรทัดมีผู้บันทึกและเวลา |
| เชื่อมกับของที่ใช้จริงในเคส | ต้องคัดจากเวชระเบียนมาลงอีกที | ต้องคัดมาลงอีกทีเช่นกัน | ตัดสต็อกจากรายการในเคสโดยตรง |

## ตั้งระบบบัตรคุมสต็อกให้เสร็จใน 1 สัปดาห์

1. วันที่ 1 — ตัดสินใจว่าอะไรต้องมีบัตร
   เริ่มจากของมูลค่าสูง ของแช่เย็น และของที่ควบคุมตามกฎหมาย ไม่ต้องทำทุกอย่างพร้อมกัน คลินิกส่วนใหญ่มีของกลุ่มนี้ไม่เกิน 30–50 รายการ ส่วนถุงมือกับผ้าก๊อซค่อยตามมาทีหลัง
2. วันที่ 2 — กำหนดหน่วยนับให้ตายตัวรายการละหนึ่งหน่วย
   ขวด หรือ กล่อง หรือ ยูนิต — เลือกอย่างเดียวแล้วเขียนติดไว้ที่ชั้น ส่วนต่างที่เจอตอนนับจำนวนมากเกิดจากคนละคนใช้คนละหน่วย ไม่ใช่ของหาย
3. วันที่ 3 — นับตั้งต้นทั้งคลัง แยกตามล็อต
   นับของจริงพร้อมจดเลขล็อตและวันหมดอายุจากกล่อง ยอดนี้จะกลายเป็นบรรทัด "ยอดยกมา" ของทุกบัตร ทำครั้งเดียว ให้ถูกที่สุดเท่าที่ทำได้ เพราะทุกอย่างหลังจากนี้เดินต่อจากตัวเลขชุดนี้
4. วันที่ 4 — ตั้งจุดสั่งซื้อและสต็อกกันชน
   ใช้สูตรในบทความกับข้อมูลย้อนหลัง 3 เดือน ถ้าไม่มีข้อมูล ให้เดาไว้ก่อนแล้วนัดทบทวนอีกครั้งในอีก 1 เดือน ตัวเลขที่ผิดแล้วถูกทบทวน ดีกว่าช่องว่างที่ไม่มีใครกลับมาดู
5. วันที่ 5 — เขียนกติกาว่าใครบันทึกได้ และบันทึกเมื่อไร
   หลักเดียวที่ต้องยึด: **บันทึกตอนของเคลื่อนไหว ไม่ใช่ตอนสิ้นวัน** และคนที่บันทึกคือคนที่หยิบของ การให้คนหนึ่งรวบรวมใส่สมุดตอนเย็นคือจุดที่ข้อมูลเริ่มเพี้ยน
6. วันที่ 6 — ตั้งรอบนับและวันเตือนของใกล้หมดอายุ
   ลงในปฏิทินจริงว่านับกลุ่มไหนวันไหน และตั้งว่าจะเตือนล่วงหน้ากี่วันก่อนหมดอายุ ระยะเตือนควรยาวพอที่จะยังใช้ของนั้นทันหรือส่งคืนซัพพลายเออร์ได้ ไม่ใช่แค่พอรู้ว่าหมดอายุแล้ว
7. วันที่ 7 — ใช้จริงหนึ่งวันเต็ม แล้วนับซ้ำตอนเย็น
   เลือกรายการที่หมุนเร็วที่สุด 5 รายการ นับตอนเย็นเทียบกับบัตร ถ้ายอดตรงทั้ง 5 แปลว่ากติกาที่เขียนไว้ใช้ได้จริง ถ้าไม่ตรง คุณเพิ่งเจอช่องโหว่ในวันแรกแทนที่จะเจอตอนสิ้นปี

## ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

- **บัตรใบเดียวคุมหลายสาขา** — ยอดรวมที่ถูกต้องแต่ไม่รู้ว่าของอยู่ที่ไหน ใช้ทำอะไรไม่ได้เลย หนึ่งใบต่อหนึ่งรายการต่อหนึ่งสาขา และการโอนระหว่างสาขาต้องลงสองด้าน
- **ไม่มีช่องล็อตเพราะ "จำได้"** — จำได้จนถึงวันที่ผู้ผลิตแจ้งเรียกคืนล็อตหนึ่ง แล้วต้องตอบว่าฉีดให้ใครไปบ้าง
- **ยอดคงเหลือถูกพิมพ์ทับแทนที่จะคำนวณ** — พอมีคนพิมพ์ทับหนึ่งครั้ง บัตรทั้งใบก็หยุดเป็นบัตรคุมสต็อกทันที และไม่มีอะไรบอกว่าหยุดตั้งแต่บรรทัดไหน
- **แก้ตัวเลขย้อนหลังแทนที่จะลงรายการปรับยอด** — ยอดตรงแล้วก็จริง แต่สาเหตุที่ทำให้ไม่ตรงยังอยู่ และจะกลับมาอีกในเดือนหน้า
- **ตัดสต็อกตอนสิ้นวันจากความจำ** — เคสที่ยกเลิกกลางคัน ของที่ทำตกแตก และของที่หยิบเผื่อแล้วไม่ได้ใช้ คือสามอย่างที่ความจำตอนหกโมงเย็นไม่เคยครบ
- **ของที่เปิดหรือผสมแล้วไม่ถูกบันทึก** — ขวดที่ผสมแล้วมีอายุใช้งานสั้นกว่าขวดที่ยังไม่เปิดมาก ถ้าบัตรยังนับเป็นของเต็มขวด ยอดจะตรงบนกระดาษแต่ของบนชั้นใช้ไม่ได้แล้ว
- **หน่วยนับปนกัน** — "เหลือ 3" ที่คนหนึ่งหมายถึงกล่องและอีกคนหมายถึงหลอด สร้างส่วนต่างได้มากกว่าการขโมยเสียอีก
- **นับเฉพาะของแพง** — ของถูกที่ขาดกลางหัตถการหยุดงานได้พอ ๆ กับของแพง และมักเป็นตัวที่ไม่มีใครดูแล

## เช็กลิสต์ตรวจบัตรคุมสต็อกของคุณเอง

หยิบบัตรของรายการที่แพงที่สุด 3 รายการมาไล่กับรายการนี้ ใช้เวลาราวสิบนาที ข้อไหนติ๊กไม่ได้คือช่องโหว่ที่รู้ตัวแล้ว ซึ่งดีกว่าช่องโหว่ที่ยังไม่รู้

- [ ] หนึ่งบัตรต่อหนึ่งรายการสินค้า และต่อหนึ่งสาขา
- [ ] ทุกบรรทัดมีวันที่ที่ของเคลื่อนไหวจริง
- [ ] ทุกบรรทัดมีเอกสารอ้างอิงที่เปิดกลับไปดูได้
- [ ] ทุกบรรทัดที่เป็นของมีอายุ มีเลขล็อตและวันหมดอายุ
- [ ] ช่องรับกับช่องจ่ายแยกกัน ไม่ใช้เลขติดลบ
- [ ] ยอดคงเหลือของทุกบรรทัดบวกลบแล้วลงตัวจากบรรทัดก่อนหน้า
- [ ] ทุกบรรทัดมีชื่อคนที่บันทึก ไม่ใช่ชื่อแผนก
- [ ] การจ่ายออกหยิบล็อตที่หมดอายุก่อนเสมอ (FEFO)
- [ ] รายการปรับยอดมีเหตุผลและผู้อนุมัติที่ไม่ใช่คนนับ
- [ ] ล็อตที่ใช้จริงถูกบันทึกไว้ในเวชระเบียนของเคสด้วย ไม่ใช่แค่ในคลัง
- [ ] มีรอบนับที่ลงปฏิทินไว้จริง ไม่ใช่ "นับเมื่อว่าง"
- [ ] ยาเสพติดให้โทษและวัตถุออกฤทธิ์มีบัญชีตามแบบของ อย. แยกอีกชุด

## สต็อกที่คุมเป็นล็อต และตัดของตามหลัก FEFO ให้เอง
โมดูลสต็อกของ Flow Clinic เก็บสินค้าเป็นล็อตพร้อมเลขล็อตและวันหมดอายุ และบันทึกการเคลื่อนไหวทุกครั้งเป็นรายการที่เพิ่มได้อย่างเดียว แก้หรือลบไม่ได้ โดยระบุผู้บันทึก เวลา และสาขาไว้ทุกบรรทัด
- รับของเข้าจากใบสั่งซื้อสร้างล็อตพร้อมเลขล็อตและวันหมดอายุให้ทันที และการจ่ายออกตัดจากล็อตที่หมดอายุก่อนโดยอัตโนมัติตามหลัก FEFO หรือระบุล็อตเองได้เมื่อบันทึกล็อตที่ใช้จริง
- ยอดสต็อกแยกต่อสาขา และการโอนระหว่างสาขาลงบันทึกทั้งฝั่งส่งและฝั่งรับ โดยล็อตยังเป็นล็อตเดิมเมื่อข้ามสาขา
- ของที่ใช้ในเคสหัตถการ ขายหน้าร้าน และตัดจากคอร์ส ตัดสต็อกโดยอ้างกลับไปที่เอกสารต้นทางและคนไข้ พร้อมบันทึกต้นทุนจากราคาซื้อของล็อตที่ตัดจริง
- ตั้งจุดสั่งซื้อขั้นต่ำต่อรายการ และตั้งทับเฉพาะบางสาขาได้ พร้อมตั้งจำนวนวันเตือนล่วงหน้าก่อนของหมดอายุ และรอบนับของแต่ละรายการ
- รอบนับสต็อกให้ผู้นับกรอกโดยไม่เห็นยอดในระบบ แล้วส่วนต่างต้องผ่านการอนุมัติของผู้มีสิทธิ์คนละสิทธิ์กับผู้นับก่อน จึงจะกลายเป็นรายการปรับยอดที่อ้างถึงบรรทัดที่นับ
- ฉลากสินค้าพิมพ์จากโมดูลสต็อกโดยตรง เลือกได้ว่าจะแสดงชื่อไทย ชื่ออังกฤษ รหัสสินค้า รหัสคลินิก และเครื่องหมายของแช่เย็น

## แหล่งอ้างอิง
1. [WHO Good storage and distribution practices for medical products (TRS 1025, Annex 7)](https://cdn.who.int/media/docs/default-source/medicines/who-technical-report-series-who-expert-committee-on-specifications-for-pharmaceutical-preparations/trs1025-annex7.pdf) — องค์การอนามัยโลก 2563 — นิยาม FEFO · ข้อ 12.30 การหมุนเวียนสต็อก · ข้อ 13.1–13.4 การควบคุมและกระทบยอด · ข้อ 17.10 ข้อมูลที่บันทึกต้องมี
2. [การจัดทำรายงานวัตถุเสพติดของสถานพยาบาล](https://narcotic.fda.moph.go.th/for-entrepreneur/report-hp-68) — กองควบคุมวัตถุเสพติด สำนักงานคณะกรรมการอาหารและยา — แบบบัญชี แบบรายงาน และกำหนดส่ง
3. [วัตถุออกฤทธิ์: ประเภทและตัวอย่างวัตถุออกฤทธิ์ในแต่ละประเภท](https://narcotic.fda.moph.go.th/detail-psycho-new1/category/detail-psychrotrophic1) — กองควบคุมวัตถุเสพติด สำนักงานคณะกรรมการอาหารและยา
4. [งานวิจัยและพัฒนางานบริหารเวชภัณฑ์ยาโดยใช้ระบบ FEFO และเทคนิคการประเมินความถูกต้องสถานะคงคลังรายวัน โรงพยาบาลมุกดาหาร](https://he01.tci-thaijo.org/index.php/jrhi/article/view/284287) — วารสารวิจัยและพัฒนานวัตกรรมทางสุขภาพ ปีที่ 6 ฉบับที่ 3 (2568) หน้า 462–475
5. [การพัฒนาระบบการบริหารยาคงคลังที่มีประสิทธิภาพสำหรับโรงพยาบาลเมืองพัทยา](https://he01.tci-thaijo.org/index.php/TJPP/article/view/264625) — วารสารเภสัชกรรมไทย ปีที่ 16 ฉบับที่ 4 (2567)

## คำถามที่พบบ่อย

### บัตรคุมสต็อก บัญชีคุมสินค้า กับ stock card เป็นคนละอย่างกันไหม
เป็นชื่อเรียกของสิ่งเดียวกัน คือบันทึกการเคลื่อนไหวเข้า-ออกของสินค้าหนึ่งรายการที่มียอดคงเหลือกำกับทุกบรรทัด บางคลินิกเรียก "บัตรคุมยา" หรือ "บัตรคุมเวชภัณฑ์" ตามประเภทของ ชื่อไม่สำคัญเท่ากับว่าบัตรนั้นมีครบ 8 ช่องหรือไม่ และมีคนนับเทียบเป็นรอบหรือเปล่า

### คลินิกเล็ก มีของ 30 รายการ ต้องทำบัตรคุมสต็อกทุกตัวเลยไหม
ไม่จำเป็นต้องเริ่มพร้อมกันทั้งหมด เริ่มจากของที่มูลค่าสูง ของแช่เย็น และของที่ควบคุมตามกฎหมายก่อน ซึ่งมักเป็นของกลุ่มที่มูลค่ารวมสูงที่สุดแม้จะมีจำนวนรายการน้อย ส่วนของสิ้นเปลืองที่ราคาต่อชิ้นต่ำค่อยตามมาทีหลัง สิ่งที่ไม่ควรทำคือทำครึ่ง ๆ กลาง ๆ กับของกลุ่มแรก

### ต้องเก็บบัตรคุมสต็อกไว้กี่ปี
WHO ระบุไว้ในข้อ 13.1 เพียงว่าให้เก็บ "ตามระยะเวลาที่เหมาะสมและตามที่กฎหมายภายในประเทศกำหนด" โดยไม่ได้ระบุจำนวนปี สำหรับยาเสพติดให้โทษและวัตถุออกฤทธิ์ซึ่งมีบัญชีตามแบบของ อย. แยกต่างหาก ให้สอบถามระยะเวลาเก็บรักษาที่ใช้จริงกับกองควบคุมวัตถุเสพติดหรือสำนักงานสาธารณสุขจังหวัด อย่าอนุมานจากระยะเวลาของเอกสารประเภทอื่น

### นับแล้วของขาด ต้องแจ้งใครไหม
ถ้าเป็นของทั่วไป การจัดการอยู่ในมือคลินิกเอง — หาสาเหตุ ลงรายการปรับยอดพร้อมเหตุผลและผู้อนุมัติ แล้วปิดช่องที่ทำให้เกิดซ้ำ แต่ถ้าเป็นยาเสพติดให้โทษหรือวัตถุออกฤทธิ์ ส่วนต่างจะไปกระทบบัญชีและรายงานที่ต้องส่ง อย. ด้วย กรณีแบบนั้นให้ติดต่อกองควบคุมวัตถุเสพติดหรือสำนักงานสาธารณสุขจังหวัดเพื่อขอแนวทาง อย่าปรับยอดเงียบ ๆ ในบัตรภายในอย่างเดียว

### ต้องใช้ FEFO หรือ FIFO
ของที่มีวันหมดอายุใช้ FEFO — WHO ข้อ 12.30 ระบุให้หมุนเวียนสต็อกโดยยึดหลักจ่ายของที่หมดอายุก่อนออกก่อน FIFO ใช้ได้กับของที่ไม่มีวันหมดอายุ ในคลินิกความงาม ของเกือบทั้งหมดที่คุ้มค่าจะทำบัตรคุมสต็อกล้วนมีวันหมดอายุ คำตอบจึงเป็น FEFO เกือบทั้งกระดาน

### ย้ายจาก Excel มาที่ระบบ ต้องเริ่มนับใหม่ทั้งหมดไหม
ต้องนับหนึ่งครั้ง แต่ไม่ใช่การเริ่มใหม่ ให้นับของจริงพร้อมเลขล็อตและวันหมดอายุ แล้วนำเข้าเป็นยอดยกมา ยอดใน Excel เดิมมักไม่แยกล็อต จึงยกมาตรง ๆ ไม่ได้อยู่ดี ถือโอกาสนับรอบนี้เป็นการตั้งต้นที่ถูกต้อง แล้วเก็บไฟล์เดิมไว้อ่านอย่างเดียว อย่าบันทึกคู่ขนานสองที่ เพราะจะมีที่หนึ่งที่ไม่มีใครอัปเดต

### จำเป็นต้องมีบาร์โค้ดหรือเครื่องสแกนไหม
ไม่จำเป็นสำหรับคลินิกส่วนใหญ่ ประโยชน์ของบาร์โค้ดคือความเร็วและการลดพิมพ์ผิด ซึ่งเห็นผลชัดเมื่อมีรายการหลักร้อยขึ้นไปหรือมีการรับของครั้งละมาก ๆ สิ่งที่ให้ผลก่อนบาร์โค้ดเสมอคือการมีช่องล็อตกับวันหมดอายุครบ และการนับเทียบเป็นรอบ